Trong những năm gần đây, số lượng công dân Việt Nam đi ra nước ngoài ngày càng tăng. Theo số liệu từ Tổng cục Du lịch, năm 2019 có hơn 8,6 triệu lượt công dân Việt Nam xuất cảnh ra nước ngoài, tăng 14,4% so với năm 2018. Họ đi nước ngoài vì nhiều mục đích khác nhau như:
- Du lịch, khám phá thế giới
- Du học, nâng cao trình độ
- Đoàn tụ gia đình
- Định cư, thay đổi nơi sinh sống
- Đầu tư, mở rộng kinh doanh
Dù với bất kỳ lý do gì, việc chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ hợp lệ là điều kiện tiên quyết. Một trong những thủ tục quan trọng và cần thiết nhất chính là Hợp pháp hóa lãnh sự.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP, “Hợp pháp hóa lãnh sự” được định nghĩa là:
“Việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”
Nói một cách dễ hiểu, hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình xác nhận tính hợp pháp và hiệu lực pháp lý của các giấy tờ, tài liệu nước ngoài để chúng có giá trị sử dụng tại Việt Nam. Quá trình này đòi hỏi sự tham gia của các cơ quan có thẩm quyền của cả Việt Nam và quốc gia liên quan.
Hồ sơ và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Để tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự, người làm thủ tục cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
- Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu
- Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực các giấy tờ cần hợp pháp hóa
- Bản dịch tiếng Việt hoặc tiếng Anh nếu giấy tờ bằng ngôn ngữ khác
- Giấy tờ tùy thân như chứng minh thư, hộ chiếu…
Các giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa phải được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác nhận trước. Sau đó, chúng được nộp cho cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước sở tại để kiểm tra và chứng nhận lần cuối.
Theo thống kê, mỗi năm có hàng chục nghìn bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự được các cơ quan ngoại giao Việt Nam xử lý. Tuy nhiên, không phải hồ sơ nào cũng được chấp nhận. Một số trường hợp bị từ chối hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
- Nội dung giấy tờ trái với pháp luật Việt Nam hoặc gây hại cho lợi ích quốc gia
- Mục đích sử dụng giấy tờ không rõ ràng
- Chữ ký, con dấu không phải bản gốc
- Giấy tờ liên quan đến người thân của viên chức xử lý hồ sơ
Tầm quan trọng của hợp pháp hóa lãnh sự
Hợp pháp hóa lãnh sự đóng vai trò then chốt đối với công dân Việt Nam khi làm thủ tục ra nước ngoài. Các loại giấy tờ cá nhân và pháp lý quan trọng cần phải được hợp pháp hóa, ví dụ như:
- Hộ chiếu, chứng minh thư, thẻ căn cước công dân
- Giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy ly hôn
- Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn
- Giấy phép lao động, hợp đồng lao động
- Giấy chứng nhận sức khỏe
- Sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận cư trú
- Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư
Nếu không có xác nhận hợp pháp hóa lãnh sự, các giấy tờ này sẽ không có giá trị pháp lý và không được chấp nhận bởi cơ quan chức năng nước ngoài. Điều đó có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng như:
- Hồ sơ xin thị thực bị từ chối
- Không thể làm thủ tục nhập học, nhập cảnh, cư trú
- Vướng mắc trong việc đăng ký kết hôn, ly hôn, khai sinh cho con
- Gặp rắc rối khi tham gia các giao dịch dân sự, thương mại
- Quyền và lợi ích hợp pháp không được bảo đảm
Chính vì vậy, hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục không thể thiếu để bảo vệ quyền và lợi ích của công dân Việt Nam ở nước ngoài. Đây cũng là cơ sở pháp lý quan trọng để cơ quan chức năng hai nước thừa nhận hiệu lực của các giấy tờ, tài liệu liên quan.
Đơn vị cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự uy tín
Thông thường, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự khá phức tạp và tốn thời gian do phải qua nhiều khâu xác minh, xác thực từ các cơ quan khác nhau. Vì vậy, nhiều cá nhân và tổ chức thường lựa chọn các công ty dịch vụ để thực hiện thủ tục này.
Hiện nay, dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự đang trở nên phổ biến tại Việt Nam. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng và hiệu quả, bạn cần lưu ý lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, có nhiều kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về lĩnh vực này.
Công ty dịch thuật Idichthuat tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự chuyên nghiệp tại Việt Nam. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Idichthuat đã và đang phục vụ hàng nghìn khách hàng mỗi năm, đáp ứng mọi nhu cầu hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu để sử dụng ở nước ngoài.
Khi sử dụng dịch vụ của Idichthuat, bạn sẽ được hưởng những lợi ích vượt trội như:
- Dịch thuật chính xác, đảm bảo tính pháp lý
- Có xác nhận của công chứng viên, đóng dấu hợp lệ
- Thủ tục nhanh chóng, đơn giản, tiết kiệm thời gian
- Chi phí hợp lý, cạnh tranh nhất thị trường
- Tư vấn tận tình, hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình
Với Idichthuat, việc hợp pháp hóa lãnh sự sẽ không còn là nỗi lo lắng của bạn. Hãy an tâm giao phó hồ sơ và tin tưởng vào chất lượng dịch vụ mà chúng tôi mang lại.
Những câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự
1. Thời gian để hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu?
Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự dao động từ 5-7 ngày làm việc, tùy thuộc vào loại giấy tờ và mức độ phức tạp. Đối với những trường hợp cần gấp, Idichthuat có thể đáp ứng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trong vòng 2-3 ngày với mức phí cao hơn.
2. Chi phí cho dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào?
Chi phí dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào loại giấy tờ, số lượng bản sao, ngôn ngữ dịch thuật và thời gian xử lý yêu cầu. Idichthuat cam kết mức giá cạnh tranh nhất thị trường với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng thân thiết và đối tác lâu dài. Quý khách có thể liên hệ trực tiếp để nhận báo giá chi tiết cho từng trường hợp cụ thể.
3. Idichthuat có chính sách bảo mật thông tin khách hàng như thế nào?
Idichthuat luôn đặt sự an toàn và bảo mật thông tin của khách hàng lên hàng đầu. Chúng tôi cam kết tuyệt đối không tiết lộ bất kỳ thông tin cá nhân nào của khách hàng ra bên ngoài. Tất cả nhân viên của công ty đều được đào tạo và ký cam kết bảo mật nghiêm ngặt. Hệ thống lưu trữ, truyền nhận dữ liệu cũng được trang bị các công nghệ bảo mật tiên tiến nhất hiện nay.
4. Trường hợp giấy tờ bị từ chối hợp pháp hóa, Idichthuat có chịu trách nhiệm hoàn lại phí dịch vụ không?
Nếu giấy tờ của quý khách bị cơ quan có thẩm quyền từ chối hợp pháp hóa do lỗi từ phía Idichthuat (như dịch sai nội dung, không tuân thủ quy định về định dạng…) chúng tôi cam kết sẽ hoàn lại 100% phí dịch vụ và hỗ trợ làm lại miễn phí cho khách hàng. Tuy nhiên, nếu việc từ chối xuất phát từ phía khách hàng (cung cấp thông tin sai, giấy tờ thiếu…) thì chi phí dịch vụ sẽ không được hoàn trả.
5. Idichthuat có hỗ trợ giao nhận hồ sơ tận nơi không?
Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng, Idichthuat cung cấp dịch vụ giao nhận hồ sơ tận nơi trên địa bàn TP.HCM và Hà Nội. Nhân viên của chúng tôi sẽ đến tận nhà hoặc cơ quan của quý khách để nhận và trả kết quả, tiết kiệm tối đa thời gian đi lại cho khách hàng. Chi phí giao nhận tùy thuộc vào khoảng cách và số lượng hồ sơ.
6. Làm thế nào để phân biệt giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự với giấy tờ gốc?
Giấy tờ đã qua hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có dấu xác nhận “hợp pháp hóa” hoặc “chứng nhận lãnh sự” của cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài. Trên dấu sẽ thể hiện rõ ngày cấp, số hiệu công văn và chữ ký của viên chức ngoại giao. Ngoài ra, giấy tờ hợp pháp hóa thường đi kèm bản dịch công chứng sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
7. Idichthuat có nhận hợp pháp hóa các giấy tờ lâu năm, cũ nát không?
Về nguyên tắc, chúng tôi vẫn có thể thực hiện hợp pháp hóa cho các giấy tờ cũ, miễn là nội dung còn đầy đủ, không bị tẩy xóa, sửa chữa. Tuy nhiên, trường hợp giấy tờ đã quá cũ nát, khó đọc thì cơ quan chức năng có thể yêu cầu xuất trình bản gốc rõ nét hơn để đối chiếu. Trong trường hợp này, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể.
8. Có những loại giấy tờ nào không thể hợp pháp hóa lãnh sự?
Một số loại giấy tờ không được phép hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:
- Giấy tờ liên quan đến quốc phòng, an ninh, bí mật quốc gia
- Giấy tờ có nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức, thuần phong mỹ tục
- Giấy tờ có dấu hiệu bị giả mạo, sửa chữa, tẩy xóa
- Giấy tờ không rõ nguồn gốc, xuất xứ, mục đích sử dụng
- Giấy tờ cá nhân của người thân, họ hàng của viên chức xử lý hồ sơ
Nếu giấy tờ của quý khách thuộc một trong các trường hợp trên, vui lòng tham khảo ý kiến của Idichthuat để có hướng xử lý phù hợp.
Nguyễn Trung Khang – Người thông ngôn phiên dịch tài năng, đam mê dịch thuật
Nguyễn Trung Khang là một người thông ngôn phiên dịch tài năng, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch thuật, ngôn ngữ học. Anh tốt nghiệp trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, chuyên ngành Ngôn ngữ học năm 2015.
Sau khi ra trường, anh Khang đã tham gia khóa đào tạo thông ngôn phiên dịch chuyên nghiệp tại Đại học Ngoại ngữ – Đại học Quốc gia Hà Nội. Anh đã đạt được chứng chỉ thông ngôn phiên dịch cấp độ cao, đồng thời được cấp bằng thạc sĩ ngôn ngữ học.