Khi nhận được một dự án dịch thuật từ một khách hàng mới, việc thực hiện thành công dự án đòi hỏi một quy trình làm việc chuyên nghiệp và chi tiết. Việc này không chỉ giúp đảm bảo chất lượng dịch thuật mà còn góp phần xây dựng niềm tin và mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Dưới đây là các bước cần thực hiện để triển khai một dự án dịch thuật cho khách hàng mới một cách hiệu quả.
Cách giảm chi phí dịch thuật
Để giảm chi phí dịch thuật tối ưu nhất, bạn cần:
- Dịch giả thường thích làm việc với các tài liệu có thể chỉnh sửa. Vì vậy, họ có thể tính thêm phí nếu bạn gửi cho họ các tệp không thể chỉnh sửa như là hình ảnh hoặc tệp PDF được quét.
- Hãy thực tế về thời hạn cho các tập tin của bạn. Nếu bạn không chắc chắn về cách ước tính thời hạn bài dịch của mình, hãy xem bài đăng này.
- Nếu bạn cần nhiều tài liệu để dịch, hãy phân bổ nhiều ngàn từ cùng một lúc. Nói cách khác, bạn nên tránh gửi một số dự án nhỏ lê. Số lượng bạn yêu cầu càng cao, người dịch càng có thể áp dụng giảm giá.
Sự suy xét đặc biệt
Các yếu tố có thể tham khảo như:
- Đối với dịch trang web, bạn cần xác định ngôn ngữ mà bạn sẽ dịch.
- Một số dịch giả sẽ yêu cầu thanh toán trước, đặc biệt là lần đầu tiên. Nếu bạn không hài lòng về thanh toán trước, bạn có thể thương lượng thanh toán xuống 50% và thanh toán phần còn lại khi giao hàng.
- Luôn ký hợp đồng nêu rõ các điều khoản và điều kiện dịch vụ.
- Nếu bạn làm việc với thông tin bảo mật, hãy yêu cầu người dịch của bạn ký Thỏa thuận không tiết lộ. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem họ có phải là thành viên của một tổ chức như ICO không.
- Một số tài liệu pháp lý có thể yêu cầu chứng thực cũng như bản dịch. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra trước vì không phải tất cả các dịch giả đều có thể chứng thực bản dịch. Tại Vương quốc Anh, các thành viên CIOL (như chúng tôi!) được ủy quyền chứng thực bản dịch.
- Bạn sẽ khấm khá hơn khi thuê một dịch giả sẽ làm việc với ngôn ngữ bản địa của họ.
Cách đẩy nhanh quá trình
Bạn sẽ giúp tăng tốc quá trình nếu bạn gửi cho người dịch của mình một bảng chú giải, các bản dịch trong quá khứ hoặc bất kỳ tài liệu tham khảo nào khác.
Luôn sẵn sàng hoặc chỉ định một người liên lạc để trả lời bất kỳ câu hỏi mà người dịch có thể thắc mắc. Họ có thể muốn hỏi bạn sở thích về một vấn đề nào đó. Họ càng nhanh chóng nhận được câu trả lời từ bạn, dự án sẽ nhanh chóng được hoàn thành.
Những câu hỏi thường gặp
1. Làm thế nào để chọn một công ty dịch thuật uy tín?
Để chọn một công ty dịch thuật uy tín, bạn nên xem xét các yếu tố như kinh nghiệm, chuyên môn, đánh giá của khách hàng trước đó, và chứng nhận chất lượng (ví dụ: ISO 9001, EN 15038). Bạn cũng có thể tham khảo ý kiến từ các đối tác, bạn bè, hoặc tìm kiếm trên các diễn đàn chuyên ngành.
2. Có thể yêu cầu dịch thử trước khi quyết định thuê dịch vụ không?
Hầu hết các công ty dịch thuật sẽ cung cấp dịch thử miễn phí cho một đoạn văn ngắn (khoảng 200-300 từ). Điều này giúp bạn đánh giá chất lượng dịch thuật và quyết định có nên hợp tác lâu dài hay không.
3. Làm sao để đảm bảo chất lượng bản dịch?
Để đảm bảo chất lượng bản dịch, bạn nên cung cấp cho dịch giả các tài liệu tham khảo, thuật ngữ chuyên ngành, và bối cảnh cụ thể. Đồng thời, hãy yêu cầu quy trình đảm bảo chất lượng như hiệu đính, đọc soát, và kiểm tra chéo.
4. Có thể yêu cầu bảo mật thông tin trong quá trình dịch thuật không?
Tất nhiên, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu dịch giả hoặc công ty dịch thuật ký thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA). Hầu hết các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đều sẵn sàng đáp ứng yêu cầu này.
5. Chi phí dịch thuật được tính như thế nào?
Chi phí dịch thuật thường được tính theo số từ, số trang, hoặc số giờ công. Mức giá cụ thể phụ thuộc vào ngôn ngữ, lĩnh vực chuyên môn, độ khó của tài liệu, và thời hạn hoàn thành. Theo khảo sát của Hiệp hội Dịch thuật Hoa Kỳ (ATA), mức giá trung bình cho dịch thuật tiếng Anh-Việt là 0,12-0,18 USD/từ. Bạn có thể tham khảo báo giá dịch thuật theo số chữ, trang, giờ làm được cập nhật mới nhất hiện nay.
6. Nên chuẩn bị những gì trước khi bắt đầu dự án dịch thuật?
Trước khi bắt đầu dự án, bạn nên chuẩn bị đầy đủ tài liệu gốc, tài liệu tham khảo, hướng dẫn về thuật ngữ, phong cách, và yêu cầu định dạng. Bạn cũng nên thống nhất với dịch giả về tiến độ, phương thức giao tiếp, và cách thức thanh toán.
7. Làm sao để tiết kiệm chi phí dịch thuật mà vẫn đảm bảo chất lượng?
Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể chuẩn bị tài liệu gốc rõ ràng, súc tích, tránh lặp lại nội dung. Ngoài ra, việc đặt hàng với số lượng lớn, thời hạn hợp lý, và thanh toán đúng hạn cũng giúp bạn nhận được mức giá ưu đãi hơn.
8. Có thể yêu cầu dịch gấp trong trường hợp cần thiết không?
Đa số công ty dịch thuật đều cung cấp dịch vụ gấp với mức phí cao hơn (thường là 30-50%). Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng và chỉ sử dụng dịch vụ này khi thực sự cần thiết, vì việc gấp rút có thể ảnh hưởng đến chất lượng bản dịch.
9. Làm thế nào để khiếu nại nếu không hài lòng với chất lượng bản dịch?
Nếu bạn không hài lòng với chất lượng bản dịch, trước tiên hãy thông báo cho dịch giả hoặc công ty dịch thuật và nêu rõ những điểm chưa đạt yêu cầu. Một đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ tiếp nhận phản hồi và chỉnh sửa bản dịch theo yêu cầu của bạn.
10. Có thể nhận được hỗ trợ sau bản dịch không?
Nhiều công ty dịch thuật cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bản dịch, như giải đáp thắc mắc, chỉnh sửa nhỏ, hoặc cập nhật nội dung. Bạn nên trao đổi và thống nhất về phạm vi hỗ trợ này ngay từ đầu để tránh hiểu lầm và đảm bảo sự hài lòng của cả hai bên.
Nguyễn Trung Khang – Người thông ngôn phiên dịch tài năng, đam mê dịch thuật
Nguyễn Trung Khang là một người thông ngôn phiên dịch tài năng, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch thuật, ngôn ngữ học. Anh tốt nghiệp trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, chuyên ngành Ngôn ngữ học năm 2015.
Sau khi ra trường, anh Khang đã tham gia khóa đào tạo thông ngôn phiên dịch chuyên nghiệp tại Đại học Ngoại ngữ – Đại học Quốc gia Hà Nội. Anh đã đạt được chứng chỉ thông ngôn phiên dịch cấp độ cao, đồng thời được cấp bằng thạc sĩ ngôn ngữ học.