Sao chép tài liệu là hành động tạo ra một bản sao giống hệt hoặc gần giống với bản gốc của một tài liệu. Tài liệu ở đây có thể là bất kỳ dạng thông tin nào, từ văn bản, hình ảnh, âm thanh, video cho đến các file dữ liệu điện tử.
Nếu bạn thích làm việc trong ngành dịch vụ dịch thuật, nghề sao chép chính là một trong những lựa chọn hàng đầu cho bạn. Công việc này tuy đòi hỏi sự khắt khe, nhưng cũng rất bổ ích.
Công Việc Sao Chép Như Thế Nào?
Công việc sao chép đòi hỏi phải nghe bản ghi âm giọng nói và chuyển đổi chúng thành tài liệu bằng văn bản cùng với sự kiên nhẫn và đào tạo nghiêm túc.
Nghề này liên quan đến việc ghi lại các bản ghi của các chủ đề pháp lý, y tế và các chủ đề khác. Trở thành người sao chép đòi hỏi phải có kỹ năng đánh máy tuyệt vời và thính giác nhạy bén cũng như sự chính xác và cam kết tạo ra một tài liệu bằng văn bản chất lượng cao.
Các Loại Tài Liệu Sao Chép
Một số người sao chép chuyên nghiệp thích chuyên về một lĩnh vực cụ thể như luật hoặc y học, nhưng bạn có thể thực hiện bản sao thông thường nếu muốn. Trở thành chuyên gia sao chép thì bạn phải có được kinh nghiệm và xử lý các chủ đề khác nhau cũng như quyết định bản sao chuyên ngành hay thông thường.
Khi thực hiện bản sao thông thường, bạn sẽ thường nghe các bản ghi âm về bài giảng đại học, phiên tòa, các cuộc họp kinh doanh, các cuộc trò chuyện cá nhân và các loại bản ghi khác cần có tài liệu tham khảo.
Nhiều công ty, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ sao chép tài liệu. Ngoài các loại tệp âm thanh được đề cập ở trên, bạn có thể nhận công việc sao chép cho các cuộc hội thoại qua điện thoại, hội nghị truyền hình, bài phát biểu, bài viết, thư từ kịch bản, chính tả, diễn đàn, cuộc họp, báo cáo, bản thảo và phỏng vấn.
Làm Thế Nào Để Trở Thành Chuyên Gia Sao Chép
Mức độ đào tạo và giáo dục bạn cần để trở thành người sao chép phụ thuộc vào việc bạn muốn chuyên về bản sao y tế hay pháp lý hay bạn muốn gắn bó với bản sao thông thường.
Trở thành người sao chép không yêu cầu kinh nghiệm. Một số khóa học trực tuyến luôn có sẵn. Nếu bạn muốn chuyên môn, thì bạn cần có chứng chỉ hoặc bằng cấp liên kết trong báo cáo của tòa án, bản sao pháp lý hoặc y tế. Tại Idichthuat chúng tôi đều yêu cầu các nhân viên cung cấp chứng nhận hoặc cấp phép cho người sao chép về mặt chuyên môn, pháp lý và y tế.
Kỹ Năng Cần Có Của Người Sao Chép
Trở thành người sao chép đòi hỏi sự kiên nhẫn, như đã đề cập trước đó. Bạn không thể chọn chất lượng bản ghi mà bạn sẽ sao chép, do đó, sẽ có trường hợp bạn nhận được các tệp âm thanh có chất lượng thấp và khó hiểu.
Bạn nên là một người đánh máy giỏi và có một đôi tai sắc sảo. Kỹ năng máy tính là rất cần thiết, ngoài việc tải xuống các tệp, công việc có thể đòi hỏi nghiên cứu. Bạn cũng nên thông thạo sử dụng các chương trình xử lý văn bản.
Tốc độ đánh máy nên vào khoảng 60 đến 75 từ mỗi phút, với độ chính xác ít nhất là 98%. Bạn cũng nên là một người nói lưu loát, có hiểu biết về văn hóa của ngôn ngữ trong các bản ghi âm, để bạn có thể hiểu được nhiều sắc thái. Lệnh ngôn ngữ nên theo cả hai phong cách thông tục và trang trọng. Kỹ năng ngữ pháp và chính tả cũng phải xuất sắc, và có kiến thức tốt về dấu câu. Hơn nữa, bạn nên sử dụng một trình soạn thảo viết tốt kiểm tra văn bản để xây dựng câu và ngữ pháp, cũng như chính tả.
Dưới đây là một số “mẹo nhỏ” giúp bạn cải thiện kỹ năng sao chép của bản thân:
- Hãy thử tự mình sao chép mà không sử dụng các thiết bị chuyên dụng, ngoài một đôi tai để nghe. Bạn có thể nghe một bản ghi âm và cố gắng sao chép nó. Sau đó bạn dừng và khởi động lại bản ghi để đánh máy các từ đã nói.
- Nếu bạn đã thành thạo, hãy cân nhắc tìm kiếm một khóa học sao chép trực tuyến, hoặc có thể lấy chứng chỉ hoặc bằng cấp liên kết. Các khóa học sẽ giúp bạn hiểu công việc sao chép tốt hơn và cung cấp cho bạn các kỹ năng bạn cần để trở thành một chuyên gia.
- Bạn cần thực hành liên tục để có được sự tự tin cần thiết áp dụng cho các công ty dịch vụ ngôn ngữ hoặc tìm kiếm khách hàng trực tiếp, nếu bạn quyết định đi làm tự do.
- Xem xét số lượng người nói trong bản ghi âm và ý nghĩa trong câu nói của họ cũng là những thói quen tốt để trau dồi.
Sự Phức Tạp Trong Công Việc Sao Chép
Công việc sao chép nghe có vẻ dễ dàng vì nó chỉ liên quan đến việc nghe các tệp âm thanh và đánh máy. Trong thực tế, sao chép lại khá phức tạp bởi cần có sự cam kết và tham gia đầy đủ vào công việc để đảm bảo rằng bạn tạo ra công việc chất lượng nhất.
Sự phức tạp đầu tiên trong quá trình sao chép là chất lượng của các tệp âm thanh. Bạn thật may mắn nếu các tập tin âm thanh bạn nhận được từ khách hàng rõ ràng và rành mạch. Khi làm việc với loại tệp này, bạn có thể đánh máy khá nhanh. Một số bản ghi khác lại khá phức tạp, với thuật ngữ và biệt ngữ địa phương riêng hoặc chất lượng âm thanh rất kém. Những người nói với giọng mạnh mẽ, và những người có giọng nói nhỏ và êm có thể khiến bản ghi khó hiểu. Việc sao chép các tệp như vậy mất nhiều thời gian hơn vì bạn phải nghe bản ghi âm nhiều lần. Vì vậy, bạn sẽ cần rèn luyện tính kiên nhẫn.
Một số khách hàng có yêu cầu về phong cách cụ thể mà bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt. Bạn cần chú ý đến các chi tiết để đảm bảo rằng định dạng tài liệu của bạn là chính xác.
Các Công Cụ Cần Thiết Cho Sao Chép
1. Phần mềm sao chép
Một trong những công cụ đầu tiên bạn cần là phần mềm sao chép. Một số trong số chúng là miễn phí và có thể tải xuống và phù hợp cho người mới bắt đầu sử dụng. Những công cụ khác có giá từ $50 đến $100. Một số phần mềm chỉ có sẵn cho Windows hoặc OSX, trong khi phần mềm khác có thể được sử dụng cho các hệ điều hành khác nhau. Vì vậy hãy chọn một trong số đó những phù hợp với bạn. Chương trình sao chép tốt nhất sẽ có thể phát các loại tệp video và âm thanh khác nhau, chẳng hạn như các tệp dct, wma, mp3 hoặc wav, với cài đặt mã thời gian tùy chỉnh (dấu thời gian).
2. Tai nghe
Một đối tai nghe tốt đến xuất sắc là cần thiết cho công việc sao chép, vì vậy bạn nên đầu tư vào một đôi có chất lượng trên trung bình. Mặc dù việc mua tai nghe có thể liên quan đến sở thích cá nhân, đây là một số lời khuyên hữu ích giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn.
Một đôi tai nghe đi kèm giắc cắm 3,5mm, tốt hơn tai nghe USB có card âm thanh. Card âm thanh được gắn và dễ dàng phá vỡ. Tai nghe có thể tạo sự dễ chịu, nhưng chỉ trong thời gian ngắn. Chúng thích hợp để khử tiếng ồn, nhưng đôi tai của bạn sẽ bị ảnh hưởng nếu bạn sử dụng chúng trong một thời gian dài.
Tai nghe supra-aural hoặc on-ear đều ổn khi chúng nằm trên dái tai của bạn, nhưng chúng có thể khá khó chịu, đặc biệt là khi chúng quá chật. Tai nghe bao tròn, khép kín hoặc over-ear có củ tai sẽ giúp che tai của bạn. Miếng Đệm mút tai mềm mại và khá dày sẽ giúp bạn thoải mái khi nghe. Nếu bạn đang làm việc trong một căn phòng yên tĩnh, đây là loại tai nghe tốt nhất để chọn. Tính năng loại bỏ tiếng ồn của chúng không tốt lắm, vì vậy chúng không được khuyến khích khi bạn làm việc trong môi trường ồn ào.
Hãy chắc chắn kiểm tra tai nghe cho thoải mái và tìm những chiếc có độ bền cao và có tần số mượt mà, giữa 250 Hz và 2000 Hz, đó là tần số của giọng nói của con người.
3. Bàn đạp
Thay vì bật và tắt bản ghi âm trong khi nghe để có thể nắm bắt đầy đủ bản ghi, tốt hơn là đầu tư vào bàn đạp chân (bàn đạp WAV). Bàn đạp chân cho phép bạn bắt đầu, tạm dừng, tua nhanh hoặc tua lại bản ghi âm bằng chân. Mặc dù một số chương trình sao chép sẽ cho phép bạn sử dụng phím tắt bàn phím, bàn đạp chân sẽ giúp bạn tập trung vào việc đánh máy. Bạn có thể mua riêng bàn đạp cùng một số chương trình đi kèm với bàn đạp chân. Nếu bạn mua riêng bàn đạp chân của mình, hãy đảm bảo rằng nó tương thích với chương trình sao chép mà bạn sử dụng.
4. Xử lý từ ngữ
Bạn cần một ứng dụng xử lý văn bản để đánh máy và chỉnh sửa tài liệu. Hãy chắc chắn rằng nó có thể tạo ra các tệp theo định dạng khách hàng của bạn yêu cầu.
5. Kết nối Internet
Bạn cũng cần kết nối Internet tốc độ cao và đáng tin cậy. Hầu hết người sao chép làm việc tại nhà. Nếu bạn là một trong số họ, hãy đảm bảo kết nối Internet tại nhà của bạn cho phép bạn nhận và gửi các tệp một cách an toàn.
Trở thành chuyên gia sao chép đòi hỏi bạn phải là một nhân viên làm việc nhanh và hiệu quả, có thể cung cấp các bản sao chính xác trong thời hạn. Bạn nên giữ kín và đảm bảo với khách hàng rằng dự án sao chép của họ vẫn được giữ bí mật.
Dịch Vụ Sao Chép Chuyên Nghiệp Mọi Lúc Mọi Nơi
Sao chép là một công việc hết sức phức tạp đòi hỏi kinh nghiệm, thời gian và chính xác đến từng chi tiết. Idichthuat cung cấp các dịch vụ sao chép chuyên nghiệp nhất, cho dù bạn yêu cầu sao chép thông thường hay các tài liệu dự án khó. Chúng tôi có đội ngũ chuyên môn có các kỹ năng phù hợp trong từng lĩnh vực, ngành nghề cũng như chứng nhận để thực hiện công việc đúng cách và chính xác. Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được báo giá chi tiết và thời gian hoàn thành với từng dự án mà khách hàng cung cấp.
Những Câu Hỏi Thường Gặp
1. Sự khác biệt giữa sao chép và phiên dịch là gì?
Sao chép là chuyển đổi âm thanh thành văn bản trong cùng một ngôn ngữ, còn phiên dịch là chuyển đổi văn bản hoặc âm thanh từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác. Xem thêm các loại hình phiên dịch phổ biển nhất hiện nay được chia sẻ trên website.
2. Làm thế nào để cải thiện tốc độ đánh máy và độ chính xác?
Có thể tham gia các khóa học đánh máy trực tuyến, sử dụng các phần mềm luyện tập đánh máy, và thường xuyên thực hành.
3. Kỹ năng mềm nào là quan trọng đối với người sao chép?
Ngoài kỹ năng chuyên môn, người sao chép cần có sự kiên nhẫn, tập trung cao độ, khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực.
4. Phần mềm sao chép nào được đánh giá cao hiện nay?
Một số phần mềm phổ biến như Express Scribe, Transcribe, Temi. Tuy nhiên, sự lựa chọn phần mềm phụ thuộc vào nhu cầu và ngân sách của từng người.
5. Có những tiêu chuẩn nào để đánh giá một người sao chép chuyên nghiệp?
Một người sao chép chuyên nghiệp cần có kiến thức chuyên môn, kỹ năng đánh máy nhanh và chính xác, khả năng làm việc độc lập, và thái độ làm việc nghiêm túc.
6. AI có thể thay thế hoàn toàn con người trong công việc sao chép không?
Công nghệ AI đã đạt được những tiến bộ đáng kể trong việc nhận dạng giọng nói, tuy nhiên, con người vẫn cần thiết để kiểm tra và chỉnh sửa kết quả.
Nguyễn Trung Khang – Người thông ngôn phiên dịch tài năng, đam mê dịch thuật
Nguyễn Trung Khang là một người thông ngôn phiên dịch tài năng, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch thuật, ngôn ngữ học. Anh tốt nghiệp trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, chuyên ngành Ngôn ngữ học năm 2015.
Sau khi ra trường, anh Khang đã tham gia khóa đào tạo thông ngôn phiên dịch chuyên nghiệp tại Đại học Ngoại ngữ – Đại học Quốc gia Hà Nội. Anh đã đạt được chứng chỉ thông ngôn phiên dịch cấp độ cao, đồng thời được cấp bằng thạc sĩ ngôn ngữ học.