Dịch Vụ Dịch Thuật Hồ Sơ Hải Quan Tại HCM Nhanh, Chính Xác

Dịch thuật hồ sơ hải quan là quá trình chuyển ngữ toàn bộ chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu từ một ngôn ngữ sang ngôn ngữ khác, đảm bảo đúng thuật ngữ chuyên ngành – chuẩn pháp lý – chuẩn biểu mẫu quốc tế.

Theo Báo cáo Logistics Việt Nam 2023: “Hơn 72% doanh nghiệp XNK đánh giá khâu chứng từ là rủi ro lớn nhất, đặc biệt khi xử lý tài liệu đa ngôn ngữ. Chính vì vậy, dịch hồ sơ hải quan luôn yêu cầu độ chính xác tuyệt đối.”

Bởi lẽ, mỗi thuật ngữ hay số liệu đều liên quan trực tiếp đến khai báo, thuế phí và tiến độ thông quan. Chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể dẫn đến chênh dữ liệu hoặc phát sinh kiểm tra chuyên sâu. 

Từ yêu cầu khắt khe đó, Idichthuat trở thành lựa chọn uy tín nhờ đội ngũ chuyên sâu XNK – hải quan và quy trình kiểm soát nhiều lớp, đảm bảo bản dịch chuẩn xác, bảo mật và hỗ trợ thông quan nhanh.

Không chỉ vậy, Idichthuat còn nhận dịch trọn bộ chứng từ thương mại, vận tải, kiểm định và tờ khai,… với quy trình 9 bước chặt chẽ giúp đảm bảo kiểm soát kỹ từng tài liệu.

Mời bạn tiếp tục theo dõi bài viết để xem chi tiết về dịch vụ, báo giá của chúng tôi!

Vì Sao Dịch Hồ Sơ Hải Quan Yêu Cầu Độ Chính Xác Tuyệt Đối?

Dịch hồ sơ hải quan đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối vì mọi thuật ngữ, số liệu và biểu mẫu đều liên quan trực tiếp đến khai báo, thuế phí và quy trình thông quan. Chỉ một sai sót nhỏ trong dịch thuật cũng có thể dẫn đến chênh lệch dữ liệu, yêu cầu kiểm tra chuyên sâu hoặc trì hoãn toàn bộ lô hàng.

• Thuật ngữ xuất nhập khẩu – logistics – hải quan đặc thù: Hồ sơ hải quan chứa nhiều thuật ngữ chuyên môn như Incoterms, manifest, vận đơn, C/O, mã HS… Người dịch phải nắm đúng bản chất nghiệp vụ để diễn giải chính xác, tránh lỗi sai ảnh hưởng trực tiếp đến việc khai báo.

Theo thống kê nội bộ của Hiệp Hội Logistics Việt Nam 2024: “Hơn 20% lỗi dịch phát sinh khi người dịch không nắm rõ thuật ngữ chuyên sâu, ảnh hưởng trực tiếp tới việc khai báo và đối chiếu thông tin.”

• Yêu cầu tuân thủ pháp luật và biểu mẫu quốc tế: Hồ sơ phải tuân theo Luật Hải Quan, quy định thuế – phí và các chuẩn WTO, WCO. Chỉ cần dịch sai tiêu đề, biểu mẫu hay thuật ngữ pháp lý là doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc kiểm tra chuyên sâu.
• Số liệu thương mại và mã HS phải khớp tuyệt đối: Trị giá FOB – CIF, số lượng, trọng lượng, mã HS… phải được dịch và đối chiếu chính xác. Sai lệch dù nhỏ cũng gây chênh lệch thuế hoặc nghi vấn khai báo.
• Bố cục chứng từ phải chuẩn để dễ đối chiếu: Ngoài nội dung chuẩn xác, bản dịch cần trình bày rõ ràng, đúng bố cục để cán bộ hải quan và doanh nghiệp dễ kiểm tra, hạn chế nguy cơ trì hoãn thông quan.

Đơn Vị Nào Cung Cấp Dịch Vụ Dịch Thuật Hồ Sơ Hải Quan Uy Tín Tại HCM?

Idichthuat là đơn vị uy tín tại HCM, sở hữu đội ngũ am hiểu XNK – hải quan, quy trình kiểm soát nhiều tầng và cam kết bảo mật, mang đến bản dịch chuẩn xác và hỗ trợ doanh nghiệp thông quan nhanh chóng.

1. Cam kết chất lượng bản dịch chuyên ngành hải quan – xuất nhập khẩu

Idichthuat đặt yếu tố chính xác và bảo mật lên hàng đầu, đảm bảo mỗi bản dịch hồ sơ hải quan đều đáp ứng chuẩn quốc tế, đúng thuật ngữ và khớp tuyệt đối với chứng từ gốc. Cụ thể:

• Đội ngũ dịch giả am hiểu XNK, logistics, chứng từ thương mại quốc tế: Các dịch giả đều có kinh nghiệm sâu về ngoại thương, khai báo hải quan, vận tải và chứng từ quốc tế, đảm bảo dịch đúng ngữ cảnh, đúng nghiệp vụ và chuẩn hóa toàn bộ thuật ngữ.
• Quy trình dịch thuật chuẩn mực, nhiều tầng kiểm tra số liệu – thuật ngữ: Hồ sơ được xử lý qua các bước dịch – hiệu đính – đối chiếu chéo để đảm bảo từng con số, mã HS, điều khoản và nội dung thể hiện hoàn toàn chính xác với bản gốc.
• Cam kết bảo mật thông tin hợp đồng, giá trị lô hàng và dữ liệu doanh nghiệp: Tất cả thông tin về hợp đồng ngoại thương, trị giá hàng hóa, hồ sơ nhập – xuất được quản lý theo quy trình bảo mật nghiêm ngặt, hạn chế quyền truy cập và tránh tuyệt đối nguy cơ rò rỉ dữ liệu.

2. Lợi ích khi chọn dịch vụ dịch thuật hồ sơ tại Idichthuat

Dịch vụ của Idichthuat không chỉ cung cấp bản dịch chính xác mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu tốc độ thông quan, hạn chế phát sinh và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý chứng từ.

• Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối, hỗ trợ doanh nghiệp thông quan nhanh: Bản dịch chuẩn mực giúp giảm yêu cầu chỉnh sửa, hạn chế việc bị giữ hồ sơ hoặc yêu cầu kiểm tra bổ sung.
• Chuẩn hóa trình bày chứng từ: Mỗi tài liệu được trình bày logic, rõ ràng, đúng tiêu chuẩn quốc tế, giúp các bên dễ đối chiếu và xử lý.
• Hỗ trợ dịch gấp cho tờ khai, hồ sơ kiểm tra chuyên ngành và tài liệu cần nộp ngay: Idichthuat đáp ứng nhanh những yêu cầu khẩn cấp, đảm bảo doanh nghiệp kịp thời nộp chứng từ theo deadline hoặc lịch thông quan.

Các Loại Hồ Sơ Hải Quan Thường Được Idichthuat Dịch

Idichthuat xử lý trọn bộ chứng từ hải quan từ thương mại, vận tải đến kiểm định và tờ khai, đảm bảo dịch đúng thuật ngữ – số liệu và giữ nguyên bố cục. Nhờ chuyên môn XNK – logistics, mọi hồ sơ đều được dịch chuẩn, rõ ràng và hỗ trợ doanh nghiệp nộp – đối chiếu nhanh chóng.

1. Dịch hóa đơn thương mại, bảng kê đóng gói và hợp đồng thương mại

Hóa đơn thương mại, bảng kê đóng gói và hợp đồng là bộ chứng từ cốt lõi của mọi lô hàng xuất nhập khẩu. Sai lệch mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng hoặc mã số có thể dẫn đến chậm thông quan hoặc bị yêu cầu giải trình.

Idichthuat dịch chính xác từng dòng mô tả, quy cách, điều khoản và thông tin lô hàng, đảm bảo chứng từ rõ ràng và đúng chuẩn khi nộp cho đối tác hoặc cơ quan quản lý.

2. Dịch C/O, CQ, MSDS và hồ sơ kiểm định – chứng thư giám định chất lượng

C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ), CQ (Giấy chứng nhận chất lượng), MSDS (Phiếu an toàn hóa chất) và các chứng thư giám định là tài liệu bắt buộc đối với nhiều nhóm hàng.

Bản dịch của Idichthuat đảm bảo thống nhất thuật ngữ kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng và nội dung kiểm định, giúp doanh nghiệp chứng minh nguồn gốc, tiêu chuẩn và an toàn của hàng hóa theo yêu cầu của hải quan và đối tác nhập khẩu.

3. Dịch vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, lệnh giao hàng và hướng dẫn giao hàng

Vận đơn và các chứng từ vận tải quyết định quyền sở hữu, điều kiện giao nhận và trách nhiệm giữa các bên.

Idichthuat dịch đầy đủ thông tin về hành trình, chủ hàng, số container, điều kiện vận chuyển và hướng dẫn giao hàng, giúp doanh nghiệp đối chiếu chính xác với hồ sơ hải quan và làm việc trôi chảy với hãng tàu, kho bãi hoặc đại lý vận chuyển.

4. Dịch tờ khai hải quan, hồ sơ trị giá và bảng kê khai thuế

Tờ khai hải quan, hồ sơ trị giá và bảng kê thuế là những tài liệu có cấu trúc chặt chẽ, chứa nhiều mã số, biểu mức thuế và các ghi chú nghiệp vụ.

Idichthuat đảm bảo bản dịch giữ nguyên bố cục, thuật ngữ và số liệu, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và nộp hồ sơ chính xác, tránh rủi ro bị ấn định thuế hoặc yêu cầu giải trình lại.

5. Dịch hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu và hồ sơ kiểm tra chuyên ngành

Một số mặt hàng phải xin giấy phép nhập khẩu hoặc thực hiện kiểm tra chuyên ngành như an toàn thực phẩm, kiểm dịch, tiêu chuẩn chất lượng hay chứng nhận lưu hành.

Bản dịch của Idichthuat đảm bảo nội dung rõ ràng, tuân thủ ngôn ngữ pháp lý – kỹ thuật, phù hợp với yêu cầu của các bộ ngành như Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp… giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh và giảm thiểu thủ tục phát sinh.

Quy Trình Làm Việc Với Đơn Vị Dịch Hồ Sơ Hải Quan Chuyên Nghiệp

Quy trình dịch hồ sơ hải quan tại Idichthuat được xây dựng thành 9 bước chặt chẽ, đảm bảo từng chứng từ từ invoice, packing list đến C/O, vận đơn hay tờ khai, đều được xử lý chính xác về số liệu, thuật ngữ và định dạng.

• Bước 1: Tiếp nhận, phân tích chứng từ và mục tiêu thông quan

Ngay khi tiếp nhận hồ sơ, đội ngũ Idichthuat phân tích loại chứng từ, cấu trúc số liệu, điều khoản thương mại và mục tiêu sử dụng (nộp hải quan, cung cấp hãng tàu, đối chiếu hợp đồng hay lưu hồ sơ kế toán). Việc phân tích đúng ngay từ đầu giúp định hướng văn phong, mức độ chi tiết và chuẩn định dạng phù hợp với quy trình thông quan của từng doanh nghiệp.

• Bước 2: Lựa chọn biên dịch viên – hiệu đính viên chuyên ngành xuất nhập khẩu

Từng loại chứng từ sẽ được phân cho biên dịch viên am hiểu nghiệp vụ XNK, logistics và thanh toán quốc tế, kèm theo một hiệu đính viên kiểm tra chéo. Sự phân công theo chuyên môn giúp đảm bảo thuật ngữ thương mại, tên hàng, mô tả quy cách và các điều khoản Incoterms được dịch chuẩn xác, thống nhất và phù hợp thông lệ quốc tế.

• Bước 3: Xây dựng bộ thuật ngữ chuyên ngành hải quan – logistics

Idichthuat thiết lập bộ thuật ngữ chuẩn cho dự án, bao gồm từ vựng về vận tải biển – hàng không, thủ tục hải quan, kiểm định chất lượng, mã HS, thuế XNK và các tiêu chuẩn kỹ thuật. Bộ thuật ngữ này giúp duy trì tính nhất quán xuyên suốt bộ hồ sơ, tránh sai lệch khi dịch các chứng từ có nội dung tương tự.

• Bước 4: Dịch thuật theo chuẩn mực thương mại và pháp lý quốc tế

Trong quá trình dịch, Idichthuat tuân thủ các tiêu chuẩn thương mại quốc tế như Incoterms, UCP và hướng dẫn của các tổ chức vận tải, đồng thời đảm bảo ngôn ngữ pháp lý phù hợp với hợp đồng và quy định hải quan. Nhờ vậy, bản dịch vừa chính xác về nội dung nghiệp vụ, vừa dễ hiểu khi sử dụng trong giao dịch với đối tác hoặc cơ quan quản lý.

• Bước 5: Hiệu đính số liệu: mã HS, số lượng, giá trị, điều kiện

Đây là bước quan trọng nhất trong dịch hồ sơ hải quan. Đội ngũ hiệu đính sẽ kiểm tra cẩn thận các số liệu như số lượng, đơn giá, trị giá FOB/CIF, mã HS, số container, số seal và điều kiện Incoterms. Việc so khớp dữ liệu giúp loại bỏ lỗi sai dễ gây chậm thông quan hoặc yêu cầu giải trình.

• Bước 6: Kiểm soát chất lượng toàn diện, đảm bảo không sai lệch

Bản dịch được rà soát toàn bộ về ngôn ngữ, thuật ngữ, định dạng biểu mẫu, tính pháp lý và độ khớp số liệu giữa các chứng từ. Mục tiêu là đảm bảo hồ sơ “không sai lệch”, thống nhất từ đầu đến cuối và đáp ứng đúng các biểu mẫu theo yêu cầu của cơ quan hải quan, ngân hàng hoặc hãng vận chuyển.

• Bước 7: Bản địa hóa nội dung phù hợp quy định Hải quan Việt Nam

Idichthuat điều chỉnh cách diễn đạt và bố cục theo quy định của Hải quan Việt Nam, đặc biệt với các chứng từ như tờ khai, hồ sơ trị giá, bảng kê thuế hoặc bộ chứng từ xin giấy phép chuyên ngành. Bản địa hóa giúp hồ sơ dễ tiếp nhận, thuận lợi khi nộp trực tuyến hoặc làm việc trực tiếp với cán bộ phụ trách.

• Bước 8: Chuẩn hóa định dạng (Invoice, Packing List, C/O, Bill, Tờ khai…)

Toàn bộ chứng từ được trình bày theo đúng định dạng tiêu chuẩn: bảng cột, số liệu, bố cục, dấu phẩy – dấu chấm trong trị giá, trình bày mô tả hàng hóa và thông tin lô hàng. Việc chuẩn hóa giúp hồ sơ dễ kiểm tra, nhất quán và phù hợp yêu cầu từ các bên như hải quan, ngân hàng, hãng tàu hoặc đơn vị giám định.

• Bước 9: Bàn giao, tiếp nhận phản hồi và hỗ trợ chỉnh sửa nhanh

Cuối cùng, Idichthuat bàn giao hồ sơ đã hoàn thiện và tiếp nhận mọi phản hồi của khách hàng. Đơn vị luôn sẵn sàng hỗ trợ chỉnh sửa gấp khi cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung hoặc doanh nghiệp cần cập nhật dữ liệu khẩn, đảm bảo hồ sơ luôn đúng, đủ và sẵn sàng phục vụ quá trình thông quan.

Giá Dịch Hồ Sơ Hải Quan Tại Idichthuat Như Thế Nào?

Chi phí dịch hồ sơ hải quan phụ thuộc vào ngôn ngữ, loại chứng từ, độ phức tạp và thời gian giao gấp, nên mỗi dự án sẽ có mức giá khác nhau. Idichthuat cung cấp bảng giá tham khảo rõ ràng, giúp doanh nghiệp dễ dự trù ngân sách và nhận báo giá chính xác theo từng hồ sơ thực tế.

1. Các yếu tố ảnh hưởng tới chi phí dịch

Chi phí dịch hồ sơ hải quan không cố định, mà thay đổi dựa trên những yếu tố quan trọng sau:

• Ngôn ngữ dịch (Anh, Trung, Nhật, Hàn, Đức…): Mỗi ngôn ngữ có mức độ phức tạp, nguồn nhân lực và tiêu chuẩn chuyên môn khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến đơn giá.
• Loại chứng từ (Invoice, C/O, Bill of Lading, Tờ khai hải quan…): Các chứng từ có cấu trúc – mục đích sử dụng khác nhau; tài liệu chứa dữ liệu thương mại chi tiết hoặc yếu tố pháp lý quốc tế sẽ có mức phí cao hơn.
• Mức độ gấp về thời gian (dịch chuẩn – dịch siêu tốc): Hồ sơ cần nộp ngay, phục vụ thông quan gấp hoặc yêu cầu hoàn thành trong ngày sẽ có phụ phí nhằm đảm bảo chất lượng và tiến độ.
• Khối lượng – số trang – độ phức tạp thuật ngữ: Tài liệu càng dài, nhiều biểu bảng hoặc chứa thuật ngữ hải quan chuyên sâu (mã HS, trị giá tính thuế, điều kiện Incoterms…) thì đơn giá có thể tăng tương ứng.
• Yêu cầu định dạng theo chuẩn hải quan quốc tế: Một số doanh nghiệp yêu cầu trình bày theo chuẩn FIATA, FTA, AFTA hoặc bố cục giống hệt bản gốc; điều này đòi hỏi thêm thời gian xử lý và định dạng kỹ thuật.

2. Bảng giá dịch tham khảo tại HCM

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng hoạch định ngân sách, Idichthuat cung cấp bảng giá tham khảo cho các loại hồ sơ hải quan phổ biến. Mức phí chính thức sẽ được báo dựa trên ngôn ngữ, độ dài, loại chứng từ và thời gian bàn giao thực tế của từng dự án.

Những Câu Hỏi Thường Gặp Khi Dịch Thuật Hồ Sơ Hải Quan

1. Chi phí dịch thuật hồ sơ hải quan trung bình là bao nhiêu?

Chi phí dịch thuật dao động từ 150.000 đến 300.000 VNĐ/trang tùy theo độ phức tạp và yêu cầu về thời gian. Đối với dự án lớn, chúng tôi có chính sách giá linh hoạt và ưu đãi đặc biệt.

Để tìm hiểu chi tiết, mời bạn đọc thêm bài viết: Giá dịch thuật theo số chữ, trang, giờ làm uy tín HCM

2. Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật của thông tin trong quá trình dịch thuật?

Idichthuat áp dụng quy trình bảo mật dịch thuật nghiêm ngặt, bao gồm:

• Ký kết thỏa thuận bảo mật (NDA) với khách hàng.
• Sử dụng hệ thống mã hóa dữ liệu AES-256 bit.
• Giới hạn quyền truy cập thông tin cho nhân viên.
• Xóa dữ liệu sau khi hoàn thành dự án theo yêu cầu của khách hàng.

3. Quy trình xử lý khiếu nại hoặc yêu cầu chỉnh sửa của idichthuat như thế nào?

Chúng tôi cam kết phản hồi mọi khiếu nại trong vòng 24 giờ. Quy trình xử lý bao gồm:

• Tiếp nhận và ghi nhận yêu cầu.
• Phân tích nguyên nhân.
• Đề xuất phương án giải quyết.
• Thực hiện chỉnh sửa (miễn phí trong vòng 7 ngày sau bàn giao).
• Xác nhận sự hài lòng của khách hàng.

4. Idichthuat có cung cấp dịch vụ phiên dịch tại chỗ cho các cuộc họp với cơ quan hải quan không?

Có, chúng tôi cung cấp dịch vụ phiên dịch chuyên nghiệp tại các cơ quan hải quan với mức giá từ 2 triệu đồng/ngày. Đội ngũ phiên dịch của chúng tôi có kinh nghiệm làm việc tại hơn 50 cảng biển và sân bay trên cả nước. 

Đọc ngay bài viết: Dịch vụ phiên dịch viên qua điện thoại chuyên nghiệp, chính xác nhất hiện nay.

5. Thời gian trung bình để hoàn thành dịch thuật một bộ hồ sơ hải quan tiêu chuẩn là bao lâu?

Thời gian trung bình để hoàn thành một bộ hồ sơ hải quan tiêu chuẩn (khoảng 20-30 trang) là 2-3 ngày làm việc. Tuy nhiên, 60% dự án của chúng tôi được hoàn thành sớm hơn dự kiến 1 ngày.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Thời gian để hoàn thành một bản dịch nhanh nhất

6. Idichthuat có cung cấp báo cáo phân tích ngôn ngữ sau khi hoàn thành dịch thuật không?

Có, chúng tôi cung cấp báo cáo phân tích ngôn ngữ chi tiết cho mỗi dự án, bao gồm:

• Thống kê về số lượng từ và câu.
• Phân tích độ phức tạp của văn bản.
• Danh sách thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng.
• Đề xuất cải thiện cho các lần dịch thuật tiếp theo.

7. Làm thế nào để Idichthuat đảm bảo tính cập nhật của các thuật ngữ hải quan trong bản dịch?

Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu thuật ngữ hải quan dựa trên:

• Thông tư, nghị định mới từ Tổng cục Hải quan (cập nhật hàng tháng).
• Phản hồi từ cơ quan hải quan (phân tích 500+ trường hợp/năm).
• Trao đổi với các hiệp hội ngành nghề (tham gia 20+ hội thảo/năm).

Trên đây là thông tin chi tiết về dịch vụ dịch thuật hồ sơ hải quan, nếu có bất kỳ thắc mắc gì vui lòng liên hệ Idichthuat để được hỗ trợ chu đáo!