Quy Trình Dịch Thuật Chuẩn: 9 Bước Để Có Được Một Bản Dịch Hoàn Chỉnh

Quy trình dịch thuật chuẩn là một tập hợp các bước được thiết kế có hệ thống và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 17100:2015 và EN 15038, nhằm chuyển đổi nội dung từ ngôn ngữ nguồn sang ngôn ngữ đích một cách chính xác, đảm bảo tính nhất quán và phù hợp với văn hóa địa phương.

“Theo báo cáo năm 2021 của Common Sense Advisory, ngành công nghiệp dịch thuật toàn cầu đạt quy mô 56,18 tỷ USD, với tốc độ tăng trưởng dự kiến 10,2% hàng năm đến năm 2025, nhấn mạnh tầm quan trọng của quy trình dịch thuật chuẩn hóa trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay.”

Bản dịch chất lượng cao, đạt chuẩn đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng uy tín thương hiệu vững mạnh, mở rộng phạm vi tiếp cận thị trường quốc tế đầy tiềm năng. Đồng thời giảm thiểu tối đa các hiểu lầm nghiêm trọng có thể gây ra những thiệt hại đáng kể về tài chính lẫn danh tiếng cho doanh nghiệp.

Để đảm bảo chất lượng bản dịch, quy trình dịch thuật chuẩn bao gồm các bước sau: tiếp nhận và phân tích tài liệu gốc; lựa chọn biên dịch viên và hiệu đính viên phù hợp; xây dựng thuật ngữ chuyên ngành và bộ nhớ dịch; dịch thuật chuyên nghiệp; hiệu đính và sửa lỗi; kiểm tra chất lượng toàn diện; bản địa hóa; định dạng và kiểm tra bố cục; bàn giao, thu thập phản hồi và cải tiến.

Dịch thuật chuyên ngành đòi hỏi chuyên môn sâu rộng của biên dịch viên, quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và giao tiếp hiệu quả. Idichthuat với đội ngũ biên dịch giàu kinh nghiệm và quy trình dịch thuật chuẩn, khoa học, cam kết cung cấp dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp, chất lượng cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

Tại sao bản dịch cần phải chuẩn?

Bản dịch đạt chuẩn, có chất lượng cao đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng uy tín thương hiệu, mở rộng khả năng tiếp cận thị trường quốc tế, và tránh các hiểu lầm nghiêm trọng có thể gây thiệt hại về tài chính và danh tiếng.

• Uy tín thương hiệu: Một bản dịch chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng với khách hàng quốc tế, củng cố hình ảnh thương hiệu đáng tin cậy.
• Tiếp cận thị trường: Bản dịch chuẩn là cầu nối văn hóa, giúp doanh nghiệp tiếp cận 7.8 tỷ người trên toàn cầu, mở rộng thị trường tiềm năng và tăng doanh số bán hàng.
• Ngăn ngừa rủi ro: Một lỗi dịch thuật nhỏ trong lĩnh vực y tế hoặc pháp lý có thể gây ra hậu quả khôn lường. Ví dụ, một hướng dẫn sử dụng thuốc dịch sai có thể đe dọa tính mạng người bệnh. Vì vậy, tính chính xác là yếu tố sống còn trong dịch thuật chuyên ngành.

9 Bước chi tiết trong quy trình dịch thuật chuẩn

Để đảm bảo chất lượng bản dịch, quy trình dịch thuật chuẩn bao gồm 9 bước:

• Bước 1: Tiếp nhận, phân tích tài liệu gốc và xác định phạm vi dự án

Bước đầu tiên trong quy trình dịch thuật là tiếp nhận tài liệu gốc từ khách hàng. Đội ngũ dịch thuật sẽ phân tích kỹ lưỡng nội dung, xác định mục tiêu, đối tượng độc giả, phong cách và yêu cầu đặc biệt của tài liệu. Việc này giúp biên dịch viên nắm bắt được thông điệp chính và giọng điệu cần truyền tải trong bản dịch.

Bên cạnh đó, việc đánh giá độ phức tạp của tài liệu về mặt kỹ thuật, chuyên môn và văn hóa cũng rất quan trọng. Dựa trên mức độ phức tạp, công ty dịch thuật sẽ ước tính thời gian, chi phí và nguồn lực cần thiết cho dự án.

• Bước 2: Lựa chọn biên dịch viên và hiệu đính viên phù hợp

Sau khi phân tích tài liệu gốc, bước tiếp theo là lựa chọn biên dịch viên và hiệu đính viên có năng lực phù hợp với dự án. Tiêu chí lựa chọn bao gồm kinh nghiệm dịch thuật, chuyên môn trong lĩnh vực liên quan, ngôn ngữ mẹ đẻ, kiến thức về văn hóa của ngôn ngữ nguồn và đích, cũng như khả năng sử dụng thành thạo các công cụ hỗ trợ dịch thuật (CAT tools).

Một biên dịch viên chuyên nghiệp cần có kỹ năng ngôn ngữ xuất sắc và hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn. Ngoài ra, việc xây dựng một đội ngũ dự án gồm biên dịch viên, hiệu đính viên, chuyên gia đảm bảo chất lượng (QA) và quản lý dự án cũng rất quan trọng để tối ưu hóa chất lượng bản dịch và đảm bảo tiến độ.

• Bước 3: Xây dựng thuật ngữ chuyên ngành và bộ nhớ dịch

Trước khi bắt đầu dịch, việc xây dựng một bảng thuật ngữ chuyên ngành (glossary) và bộ nhớ dịch (translation memory) là vô cùng cần thiết. Glossary là danh sách các thuật ngữ chuyên ngành, từ viết tắt và tên riêng được sử dụng thống nhất trong suốt dự án, giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác của bản dịch.

Bộ nhớ dịch (TM) là một cơ sở dữ liệu chứa các cặp câu/đoạn văn gốc và bản dịch tương ứng. Khi dịch một câu/đoạn văn mới, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm trong TM, nếu có câu/đoạn tương tự đã dịch, biên dịch viên có thể tham khảo và tái sử dụng, tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao chất lượng bản dịch.

• Bước 4: Dịch thuật chuyên nghiệp

Sau khi chuẩn bị đầy đủ glossary và TM, biên dịch viên sẽ bắt đầu quá trình dịch thuật. Đây là bước quan trọng nhất, đòi hỏi kỹ năng, kiến thức và sự tỉ mỉ của biên dịch viên. Một bản dịch chất lượng không chỉ truyền tải chính xác nội dung mà còn phải đảm bảo ngữ cảnh, sắc thái và phong cách ngôn ngữ phù hợp với văn bản gốc.

Biên dịch viên cần nắm vững các kỹ thuật dịch thuật và tuân thủ các quy tắc ngữ pháp, chính tả và dấu câu của ngôn ngữ đích. Việc sử dụng CAT tools như Trados Studio, MemoQ hay Wordfast sẽ hỗ trợ đắc lực cho biên dịch viên, giúp quản lý thuật ngữ, tự động dịch các cụm từ lặp lại, kiểm tra chính tả, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

• Bước 5: Hiệu đính và sửa lỗi

Sau khi hoàn thành bản dịch thô, hiệu đính viên sẽ tiến hành rà soát và chỉnh sửa bản dịch. Mục tiêu của bước này là phát hiện và sửa các lỗi về ngữ pháp, chính tả, dấu câu, cũng như cải thiện phong cách và tính trôi chảy của văn bản.

Hiệu đính viên cần có cái nhìn tổng quan, đánh giá xem bản dịch có truyền tải đúng thông điệp và giọng điệu của văn bản gốc hay không. Họ cũng phải đảm bảo tính nhất quán của thuật ngữ, các thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng chính xác và thống nhất trong toàn bộ tài liệu.

Việc sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp tích hợp trong phần mềm soạn thảo văn bản như Microsoft Word cũng hỗ trợ rất nhiều cho công tác hiệu đính.

• Bước 6: Kiểm tra chất lượng toàn diện

Sau khi hiệu đính, bản dịch sẽ được chuyển đến bộ phận kiểm tra chất lượng (Quality Assurance – QA) để kiểm tra toàn diện. Mục tiêu của bước này là phát hiện và sửa các lỗi còn sót, đảm bảo bản dịch đạt tiêu chuẩn chất lượng cao nhất trước khi giao cho khách hàng.

Chuyên gia QA sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết bản dịch, so sánh với tài liệu gốc để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của nội dung. Họ cũng sử dụng các công cụ QA chuyên dụng để kiểm tra các lỗi về định dạng, mã hóa ký tự, thụt lề, khoảng cách, và trình bày.

• Bước 7: Bản địa hóa để phù hợp văn hóa

Bản địa hóa là quá trình điều chỉnh bản dịch cho phù hợp với văn hóa, phong tục và thói quen của thị trường mục tiêu. Mục tiêu của bước này là giúp người đọc cảm thấy bản dịch tự nhiên, gần gũi như thể nó được viết trực tiếp bằng ngôn ngữ của họ.

Biên dịch viên và hiệu đính viên cần có kiến thức sâu rộng về văn hóa của ngôn ngữ đích để lựa chọn từ ngữ, hình ảnh và ví dụ phù hợp. Họ cũng cần chú ý đến các yếu tố như cách xưng hô, ngữ điệu, hài hước, và điều cấm kỵ trong văn hóa đích.

Ví dụ, khi dịch một trang web bán hàng từ tiếng Anh sang tiếng Việt, biên dịch viên cần chuyển đổi đơn vị đo lường từ dặm, foot sang km, mét, và định dạng ngày tháng từ tháng/ngày/năm sang ngày/tháng/năm.

• Bước 8: Định dạng và kiểm tra bố cục

Sau khi bản dịch đã được bản địa hóa, bước tiếp theo là định dạng và kiểm tra bố cục. Mục tiêu của bước này là đảm bảo bản dịch có định dạng tương tự tài liệu gốc, bao gồm font chữ, cỡ chữ, khoảng cách, căn lề, hình ảnh, bảng biểu và các yếu tố trình bày khác.

Biên dịch viên hoặc chuyên viên định dạng cần sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản như Microsoft Word, Adobe InDesign để định dạng lại bản dịch. Họ cũng cần kiểm tra kỹ lưỡng bố cục tổng thể, đảm bảo không có lỗi về format.

• Bước 9: Bàn giao, thu thập phản hồi và cải tiến

Sau khi hoàn thành các bước kiểm tra chất lượng, định dạng và bản địa hóa, bản dịch cuối cùng sẽ được bàn giao cho khách hàng. Đây cũng là lúc công ty dịch thuật thu thập phản hồi từ phía khách hàng về chất lượng bản dịch cũng như dịch vụ của công ty.

Trong trường hợp khách hàng yêu cầu chỉnh sửa, biên dịch viên và hiệu đính viên sẽ tiến hành rà soát lại bản dịch và thực hiện các thay đổi cần thiết. Quá trình chỉnh sửa này có thể lặp lại vài lần cho đến khi khách hàng hoàn toàn hài lòng.

Ngoài ra, công ty dịch thuật cũng cần tổng kết các bài học kinh nghiệm, phân tích phản hồi của khách hàng để cải tiến quy trình dịch thuật. Việc rút kinh nghiệm và cập nhật liên tục sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng sự hài lòng của khách hàng và năng lực cạnh tranh của công ty.

Yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng dịch thuật chuyên ngành

Chất lượng dịch thuật chuyên ngành phụ thuộc vào chuyên môn sâu rộng của biên dịch viên, quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt (hiệu đính, QA, bản địa hóa) và giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan để đảm bảo bản dịch chính xác, phù hợp và đáp ứng yêu cầu khách hàng.

1. Chuyên môn của biên dịch viên

Chuyên môn của biên dịch viên là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng dịch thuật chuyên ngành. Biên dịch viên cần có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực chuyên ngành, kinh nghiệm dịch thuật, ngôn ngữ mẹ đẻ, và kỹ năng dịch thuật tốt. Ví dụ, một biên dịch viên chuyên ngành y tế cần có kiến thức về y học, thuật ngữ y khoa, và các quy trình dịch thuật y tế.

2. Quy trình kiểm soát chất lượng

Quy trình kiểm soát chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng bản dịch. Quy trình này bao gồm nhiều bước như hiệu đính (Editing), kiểm tra QA (Quality Assurance), bản địa hóa (Localization), và kiểm tra cuối cùng (Final Review). Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc phát hiện và sửa chữa lỗi dịch thuật.

3. Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả giữa biên dịch viên, hiệu đính viên, chuyên gia QA và khách hàng là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Việc giao tiếp rõ ràng và thường xuyên giúp đảm bảo rằng bản dịch đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.

Đơn vị nào có quy trình dịch chuẩn, chất lượng hiện nay?

Idichthuat tự hào là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp và chất lượng cao tại Việt Nam. Với đội ngũ biên dịch viên giàu kinh nghiệm, quy trình dịch thuật khoa học, và hệ thống quản lý chất lượng nghiêm ngặt, Idichthuat cam kết mang đến cho khách hàng những bản dịch xuất sắc, đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe nhất.

Thế mạnh của idichthuat:

• Đội ngũ biên dịch viên và hiệu đính viên giàu kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao trong nhiều lĩnh vực như y tế, tài chính, kỹ thuật, pháp lý, v.v.
• Quy trình dịch thuật khoa học, tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001:2015 và ISO 17100:2015.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ dịch thuật (CAT Tools) hiện đại như Trados Studio, MemoQ, Wordfast để tối ưu hóa chất lượng và hiệu suất làm việc.
• Hệ thống quản lý thuật ngữ và bộ nhớ dịch (Translation Memory) giúp đảm bảo tính nhất quán và tiết kiệm thời gian, chi phí cho khách hàng.
• Quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt với nhiều cấp độ hiệu đính, đảm bảo chất lượng bản dịch trước khi giao cho khách hàng.

Chăm sóc khách hàng, chế độ bảo hành:

• Đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tâm, sẵn sàng hỗ trợ 24/7 để giải đáp mọi thắc mắc và yêu cầu của khách hàng.
• Chính sách bảo hành dịch thuật lên đến 365 ngày, sẵn sàng chỉnh sửa và cải thiện bản dịch nếu chưa đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
• Cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối, ký kết thỏa thuận bảo mật với khách hàng để đảm bảo an toàn dữ liệu.
• Chính sách giá cả minh bạch, cạnh tranh, không phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
• Nhiều ưu đãi và chương trình khuyến mãi hấp dẫn dành cho khách hàng thân thiết và dự án dài hạn.

Với những thế mạnh và cam kết mạnh mẽ về chất lượng dịch vụ, Idichthuat tự tin là đối tác tin cậy, đáng tin cậy của mọi khách hàng, từ các cá nhân, tổ chức, đến các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước.

FAQ – Những câu hỏi thường gặp

1. Làm thế nào để đảm bảo tính nhất quán về thuật ngữ trong suốt dự án dịch thuật?

Để đảm bảo tính nhất quán về thuật ngữ, cần xây dựng một bảng thuật ngữ chuyên ngành (glossary) ngay từ đầu dự án. Bảng thuật ngữ này cần được chia sẻ với tất cả các thành viên trong nhóm dự án, bao gồm biên dịch viên, hiệu đính viên và chuyên gia đảm bảo chất lượng (QA).

Ngoài ra, việc sử dụng công cụ quản lý thuật ngữ như SDL MultiTerm cũng giúp duy trì tính nhất quán trong suốt quá trình dịch thuật.

Để chọn công cụ dịch thuật phù hợp, xem thêm bài viết Top 13 Công cụ phổ biến cho người dịch thuật.

2. Chi phí dịch thuật được tính như thế nào?

Chi phí dịch thuật phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm độ dài tài liệu (số từ), độ phức tạp của nội dung, ngôn ngữ dịch, chuyên môn của biên dịch viên, và thời gian thực hiện.

Thông thường, chi phí được tính theo từ, trang, hoặc giờ làm việc. Một số công ty dịch thuật cũng áp dụng hình thức báo giá theo dự án.

Theo một khảo sát của ProZ.com, giá dịch thuật trung bình cho cặp ngôn ngữ Anh – Việt là 0.08 – 0.20 USD/từ.

Xem thêm bài viết Giá dịch thuật theo số chữ, trang, giờ làm tại HCM mới nhất hiện nay.

3. Thời gian dịch thuật một tài liệu là bao lâu?

Thời gian dịch thuật phụ thuộc vào độ dài và độ phức tạp của tài liệu, cũng như kinh nghiệm và tốc độ của biên dịch viên. Trung bình, một biên dịch viên có thể dịch khoảng 2,000 – 3,000 từ/ngày.

Tuy nhiên, đối với các tài liệu chuyên ngành hoặc có yêu cầu cao về chất lượng, thời gian dịch thuật có thể kéo dài hơn.

4. Tại sao cần sử dụng CAT Tools trong dịch thuật chuyên nghiệp?

CAT Tools (Computer-Assisted Translation Tools) giúp tăng năng suất và chất lượng dịch thuật. Các công cụ này cho phép tái sử dụng các đoạn dịch tương tự từ bộ nhớ dịch (Translation Memory), giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. CAT Tools cũng hỗ trợ quản lý thuật ngữ, kiểm tra chính tả và ngữ pháp, đồng thời đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ tài liệu.

5. Làm thế nào để lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ dịch thuật uy tín, chất lượng?

Khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ dịch thuật, cần xem xét các yếu tố sau:

• Kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực dịch thuật cụ thể.
• Quy trình đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt.
• Đội ngũ biên dịch viên và hiệu đính viên chuyên nghiệp, có trình độ cao.
• Sử dụng công nghệ và công cụ hỗ trợ dịch thuật hiện đại.
• Có chính sách bảo mật thông tin khách hàng.
• Giá cả cạnh tranh và thời gian hoàn thành hợp lý.
• Phản hồi tích cực từ khách hàng trước đó.

Xem thêm bài viết về các yếu tố quan trọng nhất khi chọn công ty dịch thuật.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về quy trình dịch thuật chuẩn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được giải đáp và tư vấn nhé!