Quy Trình Thủ Tục Xin Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài

Giấy phép lao động là một văn bản pháp lý quan trọng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài, tạo cơ sở pháp lý cho họ làm việc hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam trong một thời hạn nhất định.

Theo số liệu thống kê từ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, trong năm 2021, có hơn 78.000 lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, tăng 5% so với năm 2020.

Người nước ngoài phải có năng lực hành vi dân sự, trình độ chuyên môn phù hợp, ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc, đủ sức khỏe, lý lịch tư pháp sạch và có đơn vị bảo lãnh hợp pháp tại Việt Nam.

Hồ sơ gồm giấy tờ của người lao động và đơn vị sử dụng lao động: văn bản đề nghị cấp phép, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, bằng cấp, hộ chiếu (nếu là tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng), kèm tài liệu chứng minh nhu cầu tuyển dụng.

Quy trình cấp giấy phép lao động gồm ba bước: nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trước ít nhất 15 ngày làm việc, thẩm định trong 5 ngày sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, và ký hợp đồng lao động sau khi được cấp phép. Toàn bộ quá trình thường hoàn tất trong khoảng 10 ngày làm việc.

Nên lập kế hoạch sớm, chuẩn bị kỹ hồ sơ và tránh sai sót. Nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn để tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và cập nhật quy định lao động nước ngoài thường xuyên thay đổi.

Hãy cùng tìm hiểu những chi tiết về hồ sơ, quy trình và lưu ý quan trọng khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại bài viết sau.

Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài Là Gì?

Giấy phép lao động là một loại chứng chỉ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài, cho phép họ làm việc hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam trong một thời hạn nhất định, đảm bảo quyền lợi cho họ tại Việt Nam.

Người lao động nước ngoài phải đáp ứng các yêu cầu về năng lực, sức khỏe, trình độ chuyên môn và có đơn vị bảo lãnh hợp pháp theo quy định.

1. Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người nước ngoài phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, đủ sức khỏe, trình độ chuyên môn phù hợp, không có án tích theo quy định pháp luật và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản.

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Có trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.
• Có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
• Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích về một trong các tội phạm quy định tại Bộ luật Hình sự.
• Được chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc sử dụng người lao động nước ngoài.

Ví dụ: Một kỹ sư người Nhật muốn làm việc tại Việt Nam trong lĩnh vực xây dựng cần phải có bằng đại học chuyên ngành xây dựng, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này và đáp ứng các yêu cầu về sức khỏe, lý lịch tư pháp.

2. Đối tượng được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo nhiều mục đích như hợp đồng, điều chuyển nội bộ, cung cấp dịch vụ, quản lý, chuyên gia, kỹ thuật viên… đều có thể xin giấy phép lao động thông qua đơn vị bảo lãnh hợp pháp.

Người lao động nước ngoài được xin cấp giấy phép lao động

Theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, những người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam theo các mục đích sau đây được xin cấp giấy phép lao động:

• Thực hiện hợp đồng lao động.
• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
• Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế.
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
• Chào bán dịch vụ.
• Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam, được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.
• Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam.

Đơn vị được bảo lãnh xin giấy phép lao động

Những đơn vị sau đây có thẩm quyền bảo lãnh xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

• Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư hoặc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Nhà thầu tham dự thầu, thực hiện hợp đồng.
• Văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập.
• Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp.
• Tổ chức phi chính phủ nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy đăng ký.
• Tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục được thành lập theo quy định của pháp luật.
• Tổ chức quốc tế, văn phòng của dự án nước ngoài tại Việt Nam.
• Văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh.
• Tổ chức hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã.
• Hộ kinh doanh, cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Hồ Sơ Xin Cấp Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài

Hồ sơ xin giấy phép lao động gồm giấy tờ của người lao động và người sử dụng lao động, đã hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật theo quy định, bao gồm: văn bản đề nghị, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, bằng cấp, hộ chiếu và tài liệu chứng minh nhu cầu tuyển dụng.

1. Hồ sơ người lao động nước ngoài cần chuẩn bị

Người lao động nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ gồm văn bản đề nghị cấp giấy phép, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, giấy tờ chứng minh chuyên môn, 2 ảnh thẻ và bản sao hộ chiếu.

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định.
• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp có giá trị trong thời hạn 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài cấp.
• Văn bản chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
• 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính, chụp không quá 06 tháng).
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị theo quy định của pháp luật.

2. Hồ sơ từ phía người sử dụng lao động

Người sử dụng lao động cần nộp văn bản giải trình nhu cầu sử dụng, giấy đăng ký doanh nghiệp, các văn bản liên quan đến người lao động.

• Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài bao gồm các nội dung: Vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, thời hạn làm việc, địa điểm làm việc.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức.
• Bản sao các văn bản liên quan đến người lao động như hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm.

Theo số liệu từ Cục Việc làm (Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội), trong quý 1 năm 2022, các Sở LĐ-TB&XH đã tiếp nhận 14.314 hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, trong đó có 13.175 hồ sơ đạt yêu cầu, chiếm tỷ lệ 92%.

3. Yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật

Các giấy tờ được cấp ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước cấp giấy tờ đó cùng là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Các giấy tờ, tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và được chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Quy Trình Xin Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài

Quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm 3 bước: nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội ít nhất 15 ngày trước khi làm việc, thẩm định và cấp phép trong 5 ngày và nhận giấy phép kèm ký hợp đồng lao động. Thời gian giải quyết trung bình là 10 ngày làm việc.

• Bước 1 – Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động

Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài ít nhất 15 ngày làm việc trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.

Hồ sơ nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

• Bước 2 – Thẩm định và giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thẩm định và cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có văn bản yêu cầu người sử dụng lao động bổ sung.

Trường hợp không cấp giấy phép lao động, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

• Bước 3 – Nhận giấy phép lao động và thực hiện nghĩa vụ

Người sử dụng lao động đến nhận giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

Sau khi được cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài và người sử dụng lao động tiến hành ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đã cấp giấy phép lao động.

Theo thống kê từ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, thời gian trung bình để giải quyết thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Một Số Lưu Ý Và Kinh Nghiệm Xin Cấp Giấy Phép Lao Động

Khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, cần tránh sai sót về hồ sơ, lập kế hoạch thời gian chuẩn bị từ sớm, đảm bảo giấy tờ hợp lệ. Đồng thời, nên cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và cập nhật kịp thời quy định mới.

1. Những sai sót thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình xin giấy phép lao động, thường gặp các sai sót như thiếu giấy tờ, giấy tờ hết hạn hoặc chưa hợp pháp hóa lãnh sự, cần chuẩn bị checklist hồ sơ đầy đủ và xử lý giấy tờ kịp thời.

Hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng thể thức:

• Thiếu giấy tờ bắt buộc như giấy chứng nhận kinh nghiệm làm việc, lý lịch tư pháp.
• Giấy tờ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch thuật công chứng.
• Giấy khám sức khỏe quá hạn (phải được cấp trong vòng 12 tháng).

Cách khắc phục:

• Chuẩn bị checklist đầy đủ giấy tờ theo quy định mới nhất.
• Kiểm tra kỹ thời hạn của các giấy tờ như lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe.
• Hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự sớm vì quá trình này thường mất nhiều thời gian.

2. Kinh nghiệm xin cấp giấy phép lao động hiệu quả

Để xin giấy phép hiệu quả, nên lập kế hoạch thời gian từ sớm, chuẩn bị kỹ giấy chứng nhận kinh nghiệm và giấy khám sức khỏe đúng quy định.

Lập kế hoạch thời gian hợp lý:

• Bắt đầu chuẩn bị hồ sơ ít nhất 45 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
• Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước ít nhất 30 ngày.
• Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép trước ít nhất 15 ngày làm việc.

Chuẩn bị kỹ giấy chứng nhận kinh nghiệm làm việc:

• Đối với chuyên gia: cần có xác nhận ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc.
• Giấy chứng nhận phải có đầy đủ thông tin về vị trí công việc, thời gian làm việc, mô tả công việc.
• Đảm bảo giấy chứng nhận được cấp bởi công ty nơi người lao động đã từng làm việc.

Chú ý đến yêu cầu về khám sức khỏe:

• Khám sức khỏe tại cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế.
• Các hạng mục khám cần đầy đủ: khám thể lực, khám lâm sàng (khám nội tổng quát, khám ngoại khoa, sản phụ khoa), cận lâm sàng (xét nghiệm máu, nước tiểu, X-quang).

3. Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp

Việc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian, tăng tỷ lệ thành công và đảm bảo hồ sơ luôn cập nhật theo quy định mới nhất, giúp thủ tục diễn ra thuận lợi và tránh chi phí phát sinh.

Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro:

• Các đơn vị tư vấn am hiểu quy trình, thủ tục cập nhật.
• Tỷ lệ thành công cao hơn khi tự làm.

Xử lý hiệu quả các trường hợp phức tạp:

• Tư vấn giải pháp thay thế khi không đáp ứng đủ điều kiện.
• Hỗ trợ trong trường hợp hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.

Cập nhật quy định mới nhất:

• Giúp doanh nghiệp và người lao động nắm bắt kịp thời những thay đổi trong chính sách.
• Đảm bảo hồ sơ phù hợp với quy định hiện hành.

Bằng cách chú ý đến những lưu ý và kinh nghiệm trên, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp có thể hoàn thành thủ tục xin cấp giấy phép lao động một cách thuận lợi và hiệu quả, tránh mất thời gian và chi phí phát sinh không cần thiết.

FAQ – Những Câu Hỏi Thường Gặp

1. Có thể làm giấy phép lao động khi đang ở nước ngoài không?

Có thể chuẩn bị một phần hồ sơ khi đang ở nước ngoài như giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp và các giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn. Tuy nhiên, quy trình đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài phải được thực hiện bởi đơn vị sử dụng lao động tại Việt Nam. Người lao động có thể ủy quyền cho đơn vị sử dụng lao động hoặc đơn vị tư vấn để nộp hồ sơ thay mặt mình.

2. Chi phí xin giấy phép lao động cho người nước ngoài bao gồm những khoản nào?

Chi phí xin giấy phép lao động gồm lệ phí cấp giấy phép lao động theo quy định của nhà nước, hợp pháp hóa lãnh sự, phí dịch thuật, khám sức khỏe và phí dịch vụ (nếu có).

3. Nếu muốn đổi công việc khi đang có giấy phép lao động thì phải làm thế nào?

Khi đổi công việc, người lao động nước ngoài phải xin giấy phép lao động mới; đơn vị mới thực hiện đầy đủ thủ tục, đơn vị cũ phải báo Sở LĐ-TB&XH về việc chấm dứt hợp đồng trong 3 ngày làm việc.

4. Có thể gia hạn giấy phép lao động nhiều lần không và tối đa bao nhiêu lần?

Theo quy định hiện hành, giấy phép lao động có thể được gia hạn nhiều lần, mỗi lần gia hạn không quá 2 năm. Không có giới hạn về số lần gia hạn, miễn là người lao động nước ngoài vẫn đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Tuy nhiên, hồ sơ xin gia hạn phải được nộp trước khi giấy phép lao động hết hạn ít nhất 5-15 ngày làm việc.

5. Phạt bao nhiêu nếu làm việc không có giấy phép lao động?

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người nước ngoài làm việc không có giấy phép bị phạt 5–10 triệu đồng; đơn vị sử dụng lao động có thể bị phạt đến 180 triệu đồng và đình chỉ hoạt động 1–3 tháng.

6. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì và tại sao cần thực hiện đối với giấy tờ xin cấp giấy phép lao động?

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục xác nhận giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, các giấy tờ như bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm và lý lịch tư pháp bắt buộc phải được hợp pháp hóa trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.

7. Địa chỉ nào dịch thuật thủ tục, hồ sơ, giấy phép lao động cho người nước ngoài uy tín?

Idichthuat là địa chỉ dịch thuật uy tín các loại giấy tờ cho người nước ngoài, chuyên về dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự.

Idichthuat nổi bật với các ưu điểm:

• Đa dạng ngôn ngữ: Cung cấp dịch vụ dịch thuật Tiếng Anh – Trung Quốc – Nhật Bản – Hàn Quốc – Pháp – Đức – Nga và nhiều ngôn ngữ khác.
• Kinh nghiệm dày dặn: Với trên 5 năm hoạt động và hơn 50 loại hình dịch vụ, đơn vị có kinh nghiệm phong phú trong xử lý giấy tờ liên quan đến giấy phép lao động.
• Đội ngũ chuyên nghiệp: Sở hữu biên dịch viên trình độ cao, am hiểu quy định pháp lý và thuật ngữ chuyên ngành.
• Dịch vụ trọn gói: Hỗ trợ khách hàng từ dịch thuật, công chứng đến thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Các giấy tờ thường được dịch thuật bao gồm: bằng cấp, chứng chỉ, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc, lý lịch tư pháp và các tài liệu liên quan. Để đảm bảo tiến độ, khách hàng nên liên hệ trước ít nhất 7-10 ngày so với thời hạn nộp hồ sơ.

Liên hệ ngay để được tư vấn tận tình và kỹ lưỡng nhé!